Administrative Assistant

El/la Asistente Administrativo asiste a todos los departamentos, brindando apoyo técnico y logístico en asuntos administrativos relacionados con la empresa, de acuerdo con los procedimientos y políticas establecidos por la Corporación. Principalmente, apoya al Country Manager, ayudándolo en la organización y negociación de oficinas, mobiliario, coordinación de mantenimiento, servicios, proveedores, etc. También asiste en la coordinación de reuniones de negocios con clientes clave de ATC, según las solicitudes del Country Manager. Apoya al departamento de RR. HH. en la gestión de seguros para empleados, apoyando las iniciativas de HSE, bienestar y Experiencia del Personal, en relación con las necesidades diarias, como la reserva de salas de reuniones, el envío y la recepción de correo, la programación de taxis y la compra y el suministro de material de oficina.

1. Mantener actualizada la agenda del Country Manager en cuanto a citas, viajes, tareas pendientes, logística y demás, para que el Gerente de País pueda gestionar y planificar las actividades.
2. Organizar y coordinar las reuniones/eventos solicitados por el Gerente de País y el Director Comercial o el área de Recursos Humanos, gestionando la logística según la naturaleza del evento.
3. Organizar y planificar el itinerario de viaje, realizando las reservas necesarias de vuelos, hoteles y otros servicios para el Gerente de País y el Director Comercial, otros empleados y visitas externas, regionales o corporativas, según sea necesario.
4. Brindar una atención amable y eficiente a todos los visitantes y empleados, gestionando llamadas telefónicas, correo y otras tareas administrativas para garantizar el buen funcionamiento de la recepción y la oficina.
5. Asistir y apoyar al Gerente de País y al Director Comercial y al área de Recursos Humanos en tareas administrativas como la redacción de documentos, la actualización de bases de datos, etc.
6. Responsable de la gestión y administración de los archivos y la documentación de la empresa, garantizando el correcto archivo, la actualización y el acceso a la información de forma eficiente y ordenada. 7. Gestión y administración de proveedores de servicios generales (registro en el sistema, generación de órdenes de compra, seguimiento de su aprobación, cumplimiento del proceso de pago, etc.).
8. Apoyar al área de RR. HH. en la gestión y administración de las comunicaciones internas de la empresa, garantizando una comunicación clara y eficaz entre todos los niveles de la organización (tablero virtual).
9. Garantizar el óptimo funcionamiento de las instalaciones y el correcto mantenimiento de los equipos, la infraestructura y los servicios generales, garantizando un entorno de trabajo seguro, cómodo y eficiente. Responder oportunamente a las solicitudes y emergencias relacionadas con el mantenimiento de las instalaciones.
10. Realizar inspecciones periódicas de las instalaciones para identificar las necesidades de reparación o mejora y asegurar el correcto desarrollo del Plan de Mantenimiento Preventivo de la oficina; asegurar el cumplimiento de los requisitos del gobierno local para mantener las licencias de funcionamiento; gestionar el proceso de pago de los servicios básicos de oficina.
11. Mantener un inventario actualizado de vajilla y utensilios, informando sobre cualquier necesidad de reemplazo o mantenimiento. 12. Apoyar al área de RRHH en el despliegue de actividades de HSE y Bienestar para todos los empleados para garantizar un entorno de trabajo seguro y saludable, cumpliendo con todas las normas y regulaciones de salud y seguridad, y promoviendo una cultura de prevención de riesgos laborales en la empresa.

CUALIFICACIONES:

• Proactividad
• Capacidad organizativa y de planificación
• Excelente atención a las necesidades de la empresa
• Asertividad y empatía
• Excelente ortografía y redacción en español e inglés
• Experiencia trabajando con equipos multidisciplinarios e internacionales
• Trabajo bajo presión
• Responsabilidad
• Confidencialidad
• Creatividad para proponer ideas de mejora de procesos, experiencias de los empleados y atención al cliente
• Compromiso con los objetivos definidos y los valores de la empresa

FORMACIÓN Y EXPERIENCIA:

• Administración, Turismo, Comercio Internacional y carreras afines.
• Manejo de MS Office (PowerPoint, Word, Excel, Teams).
• Sólidas habilidades de comunicación oral y escrita en inglés.
• Mínimo 3 años de experiencia en empresas internacionales/multinacionales.
• Organización de eventos corporativos.